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仕事も場所も、個々で日々いろいろ。
そんな働き方でもみんなでスキルや情報を共有するための、定期的な報告会のお話。

 

こんにちは、広報の沖野です。
社内の様子やスタッフ紹介などをお伝えしているこちらの連載も24回目となり、そろそろ何についてご紹介したのかうろ覚えになってまいりました。過去記事の一覧を見返してみたところ、それでもまだご紹介していない社内行事を見つけましたので、今回は「納品報告会」のお話です。

IMG_4110オフィス引っ越し前によく利用させていただいていた、CityOasisさんでの納品報告会のようす

多くの制作会社さんでもおそらくそうだと思うのですが、弊社でも各ディレクターやデザイナー、エンジニアがそれぞれに複数の案件を同時進行で抱えています。
同時に進めていても、そのウェブサイトがリニューアルなのか新規立ち上げなのか、どういった内容やボリュームのウェブサイトなのかで関わる期間の長さやメンバーなどもずいぶん変わってくるもの。スタート時期もばらばらで、ウェブサイト制作以外のお仕事もありますし、お客さまの業種も弊社の場合は本当に様々です。
社内のスタッフがチームで動いていることが多いですが、外部の方にも入っていただいたり、バンコクやチェンマイ、台湾のスタッフと連携している場合も多々。さらに、札幌拠点に席があるスタッフがいつも札幌にいるとも限りません。東京や福岡にいたり、時期によっては月の半分ほどを海外で過ごすスタッフもいます。

_DSC603席は札幌でも、夏は福岡の海辺にいるかもしれないのがギアエイト

そうなってくると、いくら社外の皆さまに度々「仲、良いよねぇ」と言われる弊社でも、「誰がどんな仕事をやっているんだかよくわからない状態」になってきます。もちろん少しでも自分が関わっている案件であれば把握していますが、他のメンバーの仕事内容などは、案件やお客さまについてはなんとなく把握はしているものの詳細な内容までは日々の業務の中では共有が追い付きません。

そこで毎月あるいは隔月で定期開催している社内行事が「納品報告会」なのです。
基本的には名前の通り、前月に納品したウェブサイトについての紹介、案件の内容などを共有する場。時間帯は課業後に、夜ごはんを囲みながらおこなっています。基本的には個人でスライドを用意して順番に発表する形で、毎回持ち時間を決めて回していきます。
7E12721E-509D-478F-953D-EE6893B67E7D新しいオフィスではミーティングスペースを使っておこなっています。ピザの頻度がやや高め。

同じ案件で組んでいたスタッフでも、ディレクター・エンジニア・デザイナーなど各々の担当でも目線が変わってきますので、共有する内容も様々になります。お客さまの事業内容や全体のディレクションに関するお話だったり、ブランディングの事例紹介、うまくいったことやいかなかったこと、その原因。その案件で初めてトライした技術や、使ったデザインツールなどなど、各自の振り返りも兼ねています。ひっそり進めていた自社案件など、この場で、そんなことやっていたんだー!と驚くこともあります。

こういった共有の場を持つことによって、定期的に社内の情報やお仕事の内容をみんなで確認することができます。併せて、会社の近況や採用、行事に関すること、社内ルールなどについても共有することも。毎週月曜日に行っている朝礼でも共有やプレゼンの場を設けていますが、頻度に加え雰囲気や持ち時間が異なるので、内容によって向いている場を選んで共有するようにしています。

今後は、時短勤務の夏希が参加できるように昼間の開催にシフトしていくことを検討中。
個々の持ち時間の長さや共有ツールの使い方、スライドの見せ方など試行錯誤しながら、これからも最適なかたちでこの共有の場をつくっていきたいと思います。