目的やゴールを理解して、使う時間をきちんと充実させること。
よいミーティングをするための8つのルールのおはなし。
前回のG8memoでは納品物や技術の共有のしかたについてお伝えしました。今回は、社内ミーティングに関するルールについて。といっても、改めてルールを決めたのは実は最近なのです。
札幌拠点で十数名という規模の弊社でも、社内での打ち合わせやミーティングは毎日たくさんあります。メンバー全員が札幌にいるミーティングもあれば、Skypeで他拠点のメンバーあるいは出張中のメンバーと打ち合わせすることもあります。
作業に集中してうっかり社内ミーティングの開始時間を過ぎてしまったり、手前の打ち合わせがおして始められなかったり、想定していた以上に時間がかかってちっともまとまらないまま予定時間を過ぎてしまったり…ミーティングを時間通りに初めて時間通りに終わらせる、というのはなんとなく集まっているだけではなかなかままならないものですよね。
なんとなく打合せ、定例でミーティング、とりあえずブレスト…それが功を奏することもありますが、うまくいかないこともある。まずはきちんと基本のルールを決めよう！と、「ミーティングのルールを作成して目に見える形で周知する」という取り組みを先月おこないました。
というわけで、弊社のルールをご紹介します！
1. 目的ごとに時間設定
まずはミーティングの設定の仕方について。15分で終わる共有なのか、1時間必要な企画打合せなのか、はたまた2時間欲しいブレストなのか。ミーティング時間をあらかじめ設定しておくことはとても大切です。移動時間や前後の予定も確認しましょう。
また、全員の視界に時計やタイマーが目に入るようにすること、アラームを鳴らすことなどの工夫も必要。
2. 事前共有を忘れずに
ミーティングスペースに集まってから、「あれ？今日なんの話をするんだっけ」となってはやる気が削げてしまいます。資料があれば事前に共有しておき、どこまで頭に入れた状態で集まってほしいのかをメンバーに伝えておくこと。
逆にブレストやアイディア出しなど、何も考えず身一つで来てほしいときは予めそう伝えます。
3. 時間厳守！
時間は貴重です。移動や準備は事前に済ませ、開始時間に始めること。
また、ミーティング時間に変更があったり、間に合わない場合はそれが分かった時点で早めに共有、リスケしましょう。
ちなみにわたしは普段プレゼンなどのチャイムを鳴らす係なので、このアイコンが一番お気に入りです。
4. 開始前に役割分担
議事録担当、進行担当は始める前に決めること。議事録はGoogleドライブを利用してとっておくと、リアルタイムで参加者が確認できるので聞き取れなかったり逃した内容を補いあえますし、保存場所を決めておけば後からわざわざメールやSkypeで共有する必要もなくらくちんです。
5. 議題とゴールを共有
ミーティングの目的とゴールを確認しましょう。何をどこまで決めたら終わり？そもそもこのミーティングは何のため？
わざわざ言わなくたって分かっている！と思うメンバーもいるかもしれませんが、確認したら意外とずれていたりして。時間配分を考える上でも、ゴールがどこなのか全員がわかっていることが大切です。
6. 議題と内容に集中
時間がないのは分かるけれど、こっそり他の仕事をしていては何も頭に入ってきません。決めた時間内はしっかり、ミーティングに集中！
ホワイトボードやプロジェクターを活用して、メンバー全員が共有できる環境をつくることも必要です。
7. ネクストアクション
次回のミーティングが必要ならば日付を決めましょう。いつまでに誰が、何をしなければいけないのかを全員で確認にしてから終わります。やったことをどう共有するのかも明確にしておきましょう。
この件はこのあいだ打合せして…あれ、そのあとどうするって話でしたっけ？なんてことにはならないように！
8. 楽しく活発に！
結局一度も発言しなかった、このミーティングにわたし必要だったかな..？となってしまっては誰も得をしません。もちろん議題にもよりますが、できるだけ明るく、活発に。発言しやすい雰囲気や、聴く側が相槌などの反応をしっかりすることも必要ですよ。
以上の8つが、弊社の決めた「よいミーティングのための8つのルール」です。
こちらのルールはスタッフ全員にちいさなタブロイド紙のパンフレットで配布しているほか、打ち合わせやミーティングのスペースでもみんなに見えるように飾っています。
みなさんの会社で実施している内容や、思い当たることはあったでしょうか？会社の規模や人数、事業によってもやりやすいルールというものは異なってくると思いますが、運用していく中で決めたルールを随時改善していくことも大切ですね。
弊社もひとまずこのルールに則って実施し、今後はアップデートをしていきたいと思います。
おすすめのミーティングルールやその共有方法、社内掲示のしかたなど、面白いものがあったらぜひ教えてください！
