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未来のために、今はじめること。
3日で出来るオンライン化の事例一部をご紹介します。

自社のサービスや事業をオンラインでも行うにはどうしたら良いのか?どんなツールを導入するべきなのか?などの疑問の答えの1つとして、Gear8で行っているリモートワーク手法をご紹介します。

 

予想できない変化についていくスピード感が大事と、あちこちで耳にする毎日になりました。対応しなくてはいけないことばかりで、ウェブに関わってきたGear8でも、手探りの部分も多いです。その中で、いま私たちができることは何か。ウェブサイトの制作やブランディングでの企画を通していつもお世話になっているお取引先様に個別でお声掛けし、少しずつやれることを進めてきました。

 

リモートワークとテレワークの違い

辞書的な意味での違いはありますが、テレビやインターネットメディアでも「オフィス・現場を離れて仕事をすること」という意味で、ほぼ同義で使われることが多いようです。「在宅勤務」と合わせた3つをGoogleトレンドで見てみると、いずれも同じタイミングから伸びているのがわかります。

(赤がテレワーク、青がリモートワーク、黄色が在宅勤務)

https://trends.google.co.jp/trends/explore?geo=JP&q=%E3%83%AA%E3%83%A2%E3%83%BC%E3%83%88%E3%83%AF%E3%83%BC%E3%82%AF,%E3%83%86%E3%83%AC%E3%83%AF%E3%83%BC%E3%82%AF,%E5%9C%A8%E5%AE%85%E5%8B%A4%E5%8B%99

 

オフラインからオンラインへの移行

これまでオフライン(オフィス・現場)でやっていたことを、オンライン(自宅・外出先)でどのように置き換えるか、が第一の課題になります。

 

社内会議・クライアントとの打ち合わせ

自社や店舗で打ち合わせをしている場合、その打ち合わせをオンラインミーティング(Web会議)に切り替えることができます。

できること:対面で話をする

ウェブカメラあるいはタブレット・スマホのカメラに映すことで顔を見ながら会話ができます。

できること:同じものを見て話をする

デジタルで見られるものなら、画面を共有して、相手と同じ画面を見ながら話ができます。PCを使用する場合、マウスの動きも相手と共有することができます。
またツールによっては、テキストチャットで補足説明ができたり、URLを共有したり、相手の端末を遠隔操作することもできます。

できること:関係者だけで話をする

パスワードを設定して、特定の相手だけを招待して会話できます。

できないこと:紙媒体や見本などモノの確認

事前に郵送するか、お互いに自前で印刷するなどで対応も可能ですが、時間や手間がかかってしまいます。

できない できること:熱の入った議論

準備やフォローは必要ですが、オンラインでも熱い議論を交わすことは可能です。会議のルールとツールを整えられれば、むしろ普段集まりにくいメンバーを加えて発展的なアイデアが出るかもしれません。

 

オンライン会議ツールの紹介

無料で使用できるツールがたくさんあります。大切なのは、通話する相手にとって使いやすいツールを選ぶことです。新たなツールのリリースが続いているので、使いやすいものが出てきたら追加でご紹介します。

Zoom(ズーム)

https://zoom.us/

PC、タブレット、スマートフォンで利用できます。画面共有機能、テキストチャット、遠隔操作などのほか、任意の画像を背景として利用できる「バーチャル背景」機能もあります。

1対1の通話は基本無料、3者以上の通話も40分まで無料です。

有料プランはいくつかありますが、契約すると通話時間の制限はなくなります。日本円での支払いが可能です。

使用方法やセキュリティ対応を日本語で公開しているほか、オンラインセミナー(ウェビナー)も開催しているため、初めてオンライン会議ツールを行う方のハードルは低くなっています。(ですが、1対1で使うだけなら、セミナーに参加せずとも使えるくらい簡単です)

https://zoom.us/docs/jp-jp/jp-info.html

 

Whereby(ウェアバイ)

https://whereby.com/

日本語の公式サイトはありませんが、インターネット上で使い方はたくさん見つかります。以前はAppear.in(アピアイン)という名前でしたが、その後継サービスです。

優れているところは、使用にインストールが不要なこと。また通話に招待された人はアカウントの登録不要で簡単に会議に参加可能。ITツールに明るくない方にも、URLを開いてもらうだけでオンライン会議をスタートできます。

 

Google Meet(グーグル ミート)

https://meet.google.com/

Googleが提供するオンライン通話ツール。G suiteという有料パッケージの機能のひとつでしたが、現在無料で提供されています。

Googleカレンダーと連動して、予定に直接オンライン会議のURLを登録可能になっています。Googleカレンダーを普段遣いしている方はこちらが使いやすそうです。

 

報告・連絡・相談

近くにいるから気軽に声をかけられる、そんなオフィスの空気感をオンラインでも実現したいですよね。Web会議はもちろんですが、ひとりひとりのタイミングに合わせて連絡が取れる、チャットツールが役に立ちます。

LINE(ライン)

グループを作ることでメンバーにすぐ連絡が取れます。スマホアプリが基本ですが、PC端末でも使用することができます。ただプライベートでの利用者も多いため誤ったグループに投稿してしまう、いわゆる「誤爆」が起きやすい点は注意が必要です。無料。

Facebook Messenger(フェイスブック メッセンジャー)

Facebook社が提供するチャットツールです。Facebookのアカウント(ID)が必要ですが、すべて無料で利用可能。既読機能もあります。PC端末からアクセスすれば、PDF等のデータのやり取りも可能です。通話機能もあります。

Slack(スラック)

https://slack.com/intl/ja-jp/

プロジェクト単位で参加するメンバーを指定して使えます。Google DriveやDropboxなど外部サービスと連携することもできます。初心者向けというよりは、IT系サービスに慣れている方におすすめです。無料プランでもチャット機能はほぼすべて利用できます。

Chatwork(チャットワーク)

https://go.chatwork.com/ja/

日本の企業が作ったチャット・通話ツールです。無料でも利用できますが、グループチャットは累計14個までしか作れず、以降は有料プランが必要になります。電話代行サービスと連携できるなど自社サービスとの連携が可能です。

 

ファイル共有・資料回覧

「会社にある共有サーバーにしかデータがなくて仕事ができない」、「全員に資料を共有したいがオフィス外で使えるサービスがわからない」などデータのやり取りに使えるツールをいくつかご紹介します。

Dropbox(ドロップボックス)

https://www.dropbox.com/

個人向けプランと企業・チーム向けプランがあります。個人向け無料プランでは、2GBまでのストレージ容量を利用できます。複数の端末でファイルの共有が簡単に行えるため、会社のPCと自宅のPCを連携させて常に同じファイルにアクセスする、なんていうことも可能です。

Google Drive(グーグル ドライブ)

https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/

Microsoft Wordのような文書を作成できる「Googleドキュメント」や、Excelのような表組みを作成できる「Googleスプレッドシート」などOfficeソフトの代替となるツールが無料で利用できます。作成した文書は相手を指定しての共有も可能なほか、閲覧権限・編集権限などの簡易的な指定も可能です。

 

行動予定の管理・共有

営業活動やその他の外出予定など、スタッフの行動予定を共有したり、会議予定の候補日のすり合わせもオンラインで可能です。

Googleカレンダー

無料で使えるオンラインカレンダーです。ウェブサイトに埋め込みができたり、汎用性が高いツールですが、スタッフ間の予定を簡単に共有できます。予定の抜け漏れ防止ができる、予定通知機能なども便利です。

調整さん

https://chouseisan.com/

複数名の予定の日程調整や出欠管理を行える便利ツールです。ログインせずに無料で利用可能。シフト調整なども行いやすいです。

 

社員・スタッフ間の意思疎通

導入すべきツールの選定ができたら、その使い方をメンバーに共有し、浸透させる必要があります。

リモートワークガイドラインの作成・改定

ツールの使い方、ミーティングのルール、困った時の相談先と相談方法など、全メンバーの認識を一致させるガイドラインの作成がおすすめです。最初は最低限の報連相のフローなどから始めて、徐々に追加・編集していくやり方が効率的です。Gear8でも2月からガイドラインを作成し、全メンバーで共有しています。

また、導入・改定にあたっては担当者ひとりだけでは負担が大きく、またほかスタッフからの不満が出てくることも想定されます。可能な限り複数名で行う1つのプロジェクトとして、協力して浸透させていくことが望ましいと感じます。

振り返りミーティングを定期的に行うなど、継続的に改定を行っていきましょう。

 

まとめ

ということでGear8で利用・実施しているサービスやツールをご紹介しました。

今回ご紹介した内容はIT系企業であればすでに導入されているものも多いと思いますが、これまでオンライン化を考えたことのなかった企業・職種の方のお役に立てるやも、と思い書きました。一助になれば幸いです!

 

*記事内のサービス名・料金などはすべて2020年5月執筆時点のものです

 

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