こんにちは。Gear8のディレクターの石岡です。
私はめちゃくちゃそんなに多くないのですが、年に何回か出張することがあります。
大体平均して2〜3回くらいでしょうか。
先日も東京に出張したのですが、「そういえば意識してなかったけど出張中でも仕事を止めないために工夫していることって色々あるな」と移動中に急に思いました。
出張するということは、移動時間が多かったり、目的や用事があって行くので自分が抱える作業にとりかかる時間を捻出できなかったり、夜は会食があったりしますよね。
そんなときでも少しでも仕事を止めないためにどうすればいいのかのポイントをまとめたので、同じく出張に行かれる方の参考になれば嬉しいです。
まず、出張中は割り切って作業をとめるか、時間を捻出し少しは進めるかどうか問題
出張中のイレギュラー（日中は稼働して夜は会食で、疲れてなにもできなそうなど）を考慮したり、もう割り切ってその間は対応が難しいと決めてしまうのも全然アリだと思います。
そのぶん抱えている仕事に遅れを出したり迷惑をかけないために、スケジュール調整したり繰り上げて対応を進める必要はありそうですが、、、
担当されている仕事の納期的に大丈夫そうであったり、前後で巻き返せる目処があるのであれば、出張に集中するのもいいですよね。
一方で、私の場合はディレクターという立場でして、自分が手を動かす作業以外にも、
・依頼や要望を受ける窓口的なポジションのため各種連絡対応
・内容を確認し他メンバーに作業を振る
・振った作業が対応完了になったら確認
などが業務の一部としてあります。
つまり、自分が作業を止めると全体の進行が止まりがちです。
また、納期が決まっている案件が多いことから、余裕のないスケジュールだと数日止まってしまうことで状況が少し苦しくなってきたりします。
業種は違えど、指示出しをしたり確認を行う業務がある方は、案件を止めたくないというケースもありますよね。
そんな場合は、続きで紹介する工夫していることを参考にしていただければと思います。
① 【移動時間での工夫】些細な時間も有効活用。タイムアタックが宙中を高める？
出張に移動はつきものですよね。
バスや電車、飛行機の中ではいつも何をされてますでしょうか？
映画をみたり本を読んだり、睡眠をとり回復を試みるのも良いですが、出発から到着までの時間が決まっている中だからこそ効率よく業務を消化できるチャンスでもあります。
時間が決まっていると「この時間までにこれを終わらせよう」の意識が普段よりも高まり、集中して取り掛かることができる傾向にあると考えます。
砂時計とかストップウォッチを置いて頑張るあれみたいなことです。
ちょっと抽象的なお話になってしまいましたが、ここからは具体的な話をします。
飛行機、バス、電車などそれぞれのケースでどんな作業をすることが適しているかを次にまとめました。
飛行機
オフラインでできること、かつ数時間単位で手を動かしたい作業がおすすめです。
デザイナーだったらデザインを作ったり。
ディレクターだったらワイヤーフレームという画面の設計図の作成や、デザインのチェックをしたりなど。
営業の方であれば主張先で話す内容を考えつつまとめてみたり、プレゼンの練習などでしょうか。
ポイントはオフラインでもできるようにすることでして、飛行機に乗る前に事前に資料をダウンロードしておいたり、参考にしたいWebページがあれば事前に開いておくことが大事です。
オフラインの環境でも、事前に準備さえすれば通常と変わらずできることはたくさんあります。
バス
バスは比較的座ることができてスマホのテザリングとかをすればネットに繋げることもできるので、腰を据えて調べ物をしたり、PCで軽い作業をしたいときにおすすめです。
座れない場合は次の「地下鉄や電車」のところで紹介する内容を参考にしてください。
地下鉄や電車
大体座れなかったりするので、頭の中でなにかアイデアを考えたり、スマホですぐ返せる内容のメールや依頼をパッとこなすのがおすすめです。
スマホですぐに返せるようになるためには、普段からメールをスマホで確認できるようにしたり、チャットツールをPCでもスマホでも同期してみれるようにするなどの工夫が必要です。
些細なことですが、小さな連絡でも積もれば大きな時間を消費してしまうので、自分にボールを持たないようにして返信したり誰かに依頼したりすることが効率化の近道です。
また、仕事を消化するわけではないですが、次の乗り換えを調べておいたり、「お土産はこれを買おう」など”今後自分が考えて動く必要のあること”を事前に解消しておくこともとっても良いです。
これをすることで、乗り物から降りた際に迷ったり考える時間がなくなるので、結果的に効率的に動くことができ、時間に余裕が生まれます。
②【出張に行く前の工夫】先回りの意識
そもそものお話になってしまいますが、出張中に連絡が来そうなことに関しては、もう先回りして消化できている状態になっておくと無敵です。
そのためには、いつまでにこれをやらなければならないを把握し、逆算して先に終わらせる意識が大事になってきます。
例えば今が8/1だとしましょう。
出張に行くのが9/1〜9/10だとして、依頼中の何かしらの返答が来るのが9/5に来そうというスケジュールを組んでいたとします。
それが見通せるスケジュール組みができていると、「相手に依頼するタイミングをいつもより早めになるようにして、返答をもらうのをそのぶん早めてもらおう」という調整を行うことで、出張中の連絡を回避できます。
出張中は移動時にいくら工夫をしてもいつでも作業できるわけではないし、疲れている時もあるし、乗り物酔いすることもありますよね。
なので基本的には出張前にはやるべきことをちょっと頑張って前もって大体終わらせるのが結局一番良いです。
そして出張中に来そうな依頼や連絡をできるだけ回避し、あとは突発的に来たものを隙間時間でこなしてタスクを溜めない動きが理想です。
③【ホテルで一息中の工夫】予定を把握し、あたふたしないようにする
おそらく仕事を頑張り、お客様とお食事に行ったりしてホテルに着いたころは疲れ果てているでしょう。
移動も地味に疲れますよね。
戻ってから作業をするみたいなことはかなり難しいと思います。
できる人は鉄人です。
でも、こんなときでもできるようなハードルの低い工夫はあります。
それは、翌日の準備。
地下鉄や電車のときの工夫でもお伝えしましたが、明日の動きを事前に決めておいたり、乗り物の時間や乗り換えの沿線を軽く把握しておいたり、お土産の候補を考えておくとかですね。
あとは明日朝にスッと行動することができるよう、荷物整理は夜に済ませるとか。
荷物を置く場所をまとめておいて、忘れ物確認の時間を無くすとか。
私はこれをしたことで台湾出張のときに、出発時刻の15分前に起きてしまいましたがなんとかなりました。
【最後に】出張中になにかあるたびメモの習慣があると役立つ
出張されたとき、皆さんは会社に報告とかなにかしらをされてますでしょうか？
私が所属しているGear8という会社は、海外出張のときは記事を書いて公開する決まりがあったり、毎日日報を提出しているので、「何をやったか」の記録を残すことが大事になってきます。
ちなみにですが台湾出張記 〜越境チームビルディングの足掛かり〜が実際に出張に行った後に書いた記事です。
記事を書いたりすることはなかなかないと思いますが、レポートや日報を提出することはおそらく大体の企業様がされていることかと思います。
疲れてホテルに帰って、今日何したかなということを振り返りつつまとめるの、しんどいですよね。
出張が終わって、数日間を振り返るのなんでさらに大変です。
ということで、出張中は何をしたか、そのとき何を思ったかを都度スマホでメモすることをおすすめしたいです。
都度書いていけば忘れないし、振り返ったり報告するときにはもうおおよその内容ができてます。
出来事だけを書くと、そのとき何を思っていたかなとかが思い出しにくいときがあるので、例えばお客様のところに訪問した後は、すぐ振り返って所感をまとめたりするといいですよね。
あと同じような感じで、経費も都度入力していくのもおすすめです。
交通費とか。会食代とか。
頻繁に乗り物に乗ったら後で振り返ってまとめるのは地獄です。
でも、改札を通ったあとに「どこからどこまで乗って、いくらだった」をちょっとメモするだけで、経費精算のときに思い出す必要がなくなるのでとても良いですよ。
出張中も、できることはたくさん。効率よく工夫すると、もっとできることがたくさん。
工夫して時間を捻出し、色々こなすことができると、「出張中に作業が止まってしまっていたから週明けから激務だ〜」とか「報告や経費の処理めんどくさすぎ〜」を回避することができます。
そうすると、また別のことをこなせるようになったりして余裕が生まれてくるので、この記事で参考にできそうなところがあればぜひやってみてください。
ちなみにですが、前回の出張（2024年）で案件を止めずに進めていたウェブサイト制作のプロジェクトはこちらです。今回記事にまとめた工夫を大体全てやっていたので、これらの案件も無事期日に間に合わせリリースすることができました。
そして、私が担当させていただいた案件ではないですが、北海道以外や国外の案件もありがたいことに多くのご相談をいただいております。
（個人的に出張が好きなので、北海道外からのお問い合わせはとっても嬉しいです）
Gear8は「仕事の仕方」として
・自分で体験する。
・隠れた良さを見つける。
・分かるまで調べる。
・よく会話をする。
ということを実践することで、本質を探求し、「知りたいと伝えたいを繋ぐ」ことを重視しています。
そのため、札幌に拠点を構えておりますが、遠方からのご依頼に対しても対面でお会いさせていただく機会を設けお話しさせていただいたり、体験し理解を深めることもさせていただくことが多くありますので、所在地に関係なくGear8のことを少しでもいいなと思っていただけましたらお気軽にご相談お待ちしております。
