ウェブディレクションはとかく時間がかかる！
時間を生むためのツールやスキル、習慣をご紹介します
ディレクターの待島です。プロジェクトを前に進めるために中心になって動くウェブディレクションの仕事。時間がいくらあっても足りない・・！なんてことありますよね。
今回はぼくが日々のディレクション業務の中で行っている、時短ワザについてご紹介します。
目次
スピリチュアル 編
○丸投げはやらない
「丸投げ（まる-なげ）」
仕事を請け負った業者がそれを他の業者に、利ざやは稼いで、まるまる請け負わせること。
比喩的に、人任せにすること。
理由があって仕事を任せることはありますが、後から自分の首を絞めるので、丸投げは可能な限りやりません。
・くびしまケース1: 何をチェックしたらいいか忘れてしまい、抜け漏れが発生してしまう
・くびしまケース2: 伝えたいことが伝わらず、二度手間三度手間になる
・くびしまケース3: クライアントにもチームメンバーにも、コイツ何のためにいるの…？になる
これは気をつけているポイントです。気をつけすぎるとタスクの手離れが悪くなるのでそれも悩みどころですが、ディレクターの腕の見せ所でもあります。
＊ちなみに上の画像は、「辞書 丸投げ」で検索すると、Google自ら答えを返してくれたスクショです。1番目の検索結果からの引用ではなく、Google自体が答えを出すというように、「調べる」ことに対して進化しているんですねー。翻訳機能に繋げているのは初めて見ました。進化しとる。
チャット・共有ツール 編
○アプリで即返信
LINEやSlack、Chatworkなど、PCで使っているツールのスマホアプリ（スマホサイト）を積極的に使っています。打ち合わせ先の行き帰りの移動などのスキマ時間で返せるものは、すべて返すくらいの気持ちで返します。一言二言で返せるものも多いので、いかに自分のところで止めないかを意識しています。すぐに返せないものは、一次返信だけでもしたいところです。
自分だけで解決できなく、確認が必要なものは、確認内容をまとめて、確認すべき人に投げます。ここで難しいのは、丸投げはダメだけど、まとまりきらなくてもボールを投げる、ということ。投げるのが遅れると、結局後で急いで対応してもらう負担を担当者にかけることになるからです。
○オンラインドキュメントを使う
打ち合わせのアジェンダを事前に共有するのにも、WordやExcelではなく、リアルタイムで更新・共有ができるオンラインドキュメントを使います。
ただし履歴が重要な文書の場合はDropboxのような履歴が残るツールも併用します。議事録など、スピーディに振り返りたいものはオンラインに残しておいて、すぐアクセスできるようにしたいものです。
○通知＆メールで二重チェックする
制作チーム側とのやり取りはBacklogやSlackに集約できたとしても、すべてのクライアントに使ってもらうのは困難です。どうせメールを使う相手をゼロにできないなら、ぜんぶメールに集まるようにしよう、というのが今のぼくのスタンスです。
アプリやツールの通知をメールで受け取るようにしています。それぞれのアプリで返事もするので、メールチェックすることで二重チェックできるとも言えます。
ただ、Chatworkなどメールの通知に内容が入らないツールについてはリアルタイムで追いにくく、見落としやすくなるリスクもあるので・・どれをメインで使うかで決めて良いと思います。
○メールは長くても読みやすく
長くなっても読みやすく書くことを意識しています。重要なのは改行位置と記号と余白。
改行位置は読む人の端末環境によって変わるので、どの端末でも読みやすい改行を考えます。相手の文章を引用する時は、どこからが引用で、どこが返答か、記号などを使ってわかりやすくします。
番号も積極的に使います。冒頭に「このメールに書く内容は3つあります。」と書くと、プレゼンのように、受け手は3つのことがこの後に書かれる、という心の準備ができ、3つのことを能動的に読もうとしてくれます。返信してほしい内容は上部に書き、いつまでに返事が欲しいかを伝えることも重要です。
そして、送信する前に目読するか、できれば音読します。
誤字に気づけますし、「相手はこの文章以外状況がわからない」という前提で読んでみると、わかりにくさに気が付けるからです。
相手がわかりやすい文章を書くことで、その後のやり取りの数が減り、結果自分の時短になります。なので、最初は多少時間がかかっても推敲してメールを出すようにしています。
また、チャットツールで変に感情的なやり取りになってしまいそうな時は、一度メールにまとめてやり取りをするのも効果的です。
タスク管理 編
○メモはタスクリストにいれる
付箋や裏紙、スマホのメモアプリなど手元にあるものにざざざっと書いてしまいがちですが、あとから集約するのが面倒なので、Todoistなどのタスク管理ツールを使うのが便利です。どうせ後で書き直すなら、一つのタスクにやることを長々と書いた方がラク。
最近良いなと思ってやっているのは音声入力です。 周りの目が多少気になることはありますが、だーっと覚えていることを一気に残すには言葉が一番楽。自分のメモだから、長く入っている方が記憶を呼び起こせると思っています。
打ち合わせを録音して聞くのも良いですが、時間を拘束されるので、最後にまとめた内容を文字で残しておくのがベストかなと。
○プロジェクト管理ツールを使う
チャットツールやメールでやり取りした内容も、後ろのアクションに繋がるものであれば、課題またはWikiとして登録しておきます。
課題＝アクションを起こす必要のあるもの、という定義です。
同じ内容の課題が登録されたら、一方を削除したりするのはもちろん、「見たよ」の返事として、とりあえず★マークを押したりします。（嬉しい気持ちの時は連打できるのがBacklogの良いところです）
○連絡したら、返事をもらうタスクを登録する
「XXさんに連絡する」というタスクがある場合、連絡した後に返事が来ない可能性があるので、タスクを完了にせず、そのまま「XXさんからの連絡を催促する」に書き換えておくと、後で確認するタイミングを逃さずに済みます。
身の回りの物 編
○交通系カードはワンアクションで取り出せる場所に持つ
定期入れから出したり、財布から出したり、というのは毎度時間がかかるなーと思ってました。特にぼくはメインのかばんがリュックなので、肩から下ろして財布を出して・・と2倍3倍の手間とネガティブな気持ちが。。今はカバンの専用のポケットを使ってワンアクションで出せるようにしています。自動チャージはすべきなんだろうなと思いつつ、まだやっていません笑。
○カフェインを摂りすぎない
トイレが近くなる
胃を痛める
お金がかかる
結果、集中力が下がる・・ので摂りすぎは注意です！
オフライン 編
○待ち合わせの30分前に到着する
初めて行く場所の場合は必ず30分前に着くように移動しています。その30分でリハーサルをしたり、こなせる別のタスクを準備しておけるとベスト。飛行機や電車での移動の時も、「できること」があると本当に時間がない時は安心できます。
○アジェンダを必ず用意する
打ち合わせの議題が明確ならミーティングの時間は短くなります。逆に、打ち合わせのゴールが見えていないとまた同じような打ち合わせをすることになるので時間は長くかかります。
話のひとこと目から着地点でイメージしたいと思い準備します。アジェンダには決めるべきことを書き出すのと、相手に判断してほしい内容と判断ポイントまで書けたらベストです。
○新しい電話番号はすぐに電話帳に登録する
着信、発信問わず、使ったらすぐに登録します。「これ誰だっけ？」「折り返し必要なのかな？」など迷う時間は思考力を奪うからです。
○相談したことはその場でメモを取る
「できる人」からのアドバイスは、聞いた後すぐに自分の言葉にしにくいです。アドバイスを聞きながら消化できれば良いですが、なかなかうまくいかず、自分の席に戻った後に、「なんて言ってたっけ・・あんなに納得できたのに。。」ということになりがち。
言われたまま書くかどうかは別として、良い表現はそのままメモするのが早道です。消化して書き直すのはそのあとやればOK。
また逆に、アドバイスをする側の場合も、伝えたことはその場でメモをしてもらうようにお願いしています。同じことを別の機会に聞かれると、もう一度同じ思考プロセスをたどる必要があるからです。アドバイスをした側は、相談されて即時に答えるのがほとんど。言った本人は即時の思考なので記憶に残りにくいのですよね。なので相手にメモという形で記憶してもらうのがベターです。
○ホワイトボードに書く
書いた内容は写真を撮って共有しましょう。議事録の代わりになりますし、言質を取ることにもなります。
ミーティングやワークショップの場合、グラフィックレコーディングは強くおすすめします。考えながら書くのには、文字だけでなく図や見出し、イラストがある方が整理されて議論が活発になります。グラレコはインプット兼アウトプットになるのも良いところです。ただし、一対一の打ち合わせには使いにくい側面があります。ファシリテーションに徹するのがベストな使い方です。
○電話に対応する
打ち合わせの予定を決める電話であればその場で決めてGoogleカレンダーに登録します。
相談事であれば、可能なかぎりその場で調べながらでも回答します。ポイントは、こちらでできることと、相手側でできることの切り分けを行って、自分がボールを持つ状態を可能なかぎり避けること。電話の最中に解決策を考え、提示できれば、自分の時間も相手の時間も短縮できます。
まとめ
ウェブディレクターの仕事は人の管理だけでも進行管理だけでもなく、企画に画面設計に取材撮影にと、タスクによって使う脳とかける時間の幅が大きいです。なので一つのタスクにかける時間をいかに短くするか、また使える時間をどうやって作り出すか、が良い仕事をするためのキーになるのかなと思います。
この仕事のやり方はギアエイトとして統一したものではなく、個人の見解です。それぞれのディレクターで異なるやり方がありますが、良いものは取り入れていける柔らかさが、当社の良いところかなーと思います。みなさんももし参考になるものがあれば、1つでもアウトプットしてみてください！
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